Co powinna zawierać umowa o zarządzanie nieruchomością? - Lidar

Jeśli zależy nam, by nieruchomość była w odpowiednim stanie technicznym i prawnym, musi mieć wyznaczonego zarządcę nieruchomości, którego zatrudnia się na podstawie umowy. Na bazie zapisów tego dokumentu reguluje się wszelkie zależności pomiędzy właścicielem nieruchomości, a jej zarządcą. W artykule wyjaśniamy najważniejsze kwestie związane z zarządzaniem nieruchomościami, w tym między innymi to, co powinna zawierać umowa o zarządzanie nieruchomością.

Czy zarządzanie nieruchomościami wymaga licencji?

Zarządzanie nieruchomościami w Polsce to działalność, która wiąże się z szeregiem obowiązków i odpowiedzialności. Aby wykonywać tę pracę, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, konieczne jest posiadanie odpowiednich uprawnień. W Polsce regulacje dotyczące zarządzania nieruchomościami zostały uregulowane w ustawie z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami oraz w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 2002 roku.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie zarządzania nieruchomościami, osoba, która chce zajmować się zarządzaniem nieruchomościami, musi spełnić określone warunki, a także uzyskać specjalną licencję. Wymagane kwalifikacje obejmują nie tylko posiadanie odpowiednich umiejętności zawodowych, ale także zdobycie określonego doświadczenia. Ponadto zarządca nieruchomościami, zgodnie z wymogami prawa posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.

Zarządzanie nieruchomościami to zadanie wymagające wiedzy z zakresu prawa, techniki budowlanej, zarządzania finansowego oraz umiejętności komunikacyjnych. Osoba zarządzająca nieruchomościami musi być przygotowana do rozwiązywania różnorodnych problemów, dbania o utrzymanie nieruchomości, w tym nieruchomości wspólnej w należytym stanie technicznym, a także rozstrzygania konfliktów między właścicielami a najemcami. Wymóg posiadania licencji ma na celu zapewnienie wysokiego standardu usług oraz ochronę interesów klientów. Jest to również gwarancja dla właścicieli poszczególnych lokali, że ich majątek jest powierzony osobie, która ma odpowiednią wiedzę i kompetencje, aby skutecznie zarządzać ich nieruchomościami.

Pomimo tego, że proces uzyskania licencji może być czasochłonny i wymagający, jest on niezbędny dla osób chcących legalnie i profesjonalnie zajmować się zarządzaniem nieruchomościami w Polsce.

Kto podpisuje umowę o zarządzanie nieruchomością?

Umowa o zarządzanie nieruchomością to kluczowy dokument regulujący relacje pomiędzy właścicielem nieruchomości a osobą lub firmą odpowiedzialną za zarządzanie daną nieruchomością. W procesie jej podpisywania uczestniczą zazwyczaj określone strony, których obowiązki, prawa i odpowiedzialności są precyzyjnie określone w ramach umowy. Kto zatem jest zwykle zaangażowany w proces podpisywania takiej umowy?

Właściciel nieruchomości jest kluczową stroną w procesie podpisywania umowy o zarządzanie nieruchomością. Jest to osoba fizyczna lub prawna posiadająca tytuł prawny do danej nieruchomości. Właściciel nieruchomości poszukuje profesjonalnego zarządcy, aby zapewnić skuteczne zarządzanie, utrzymanie oraz optymalizację wartości inwestycji.

Zgodnie z Ustawą o gospodarce nieruchomościami z dnia 21 sierpnia 1997 roku (Dziennik Ustaw z 2004 r. Nr 261, poz. 2603, z późn. zm.), zarządcą nieruchomości może być osoba lub firma, która posiada licencję zawodową zarządcy nieruchomości. Listę zarządców można sprawdzić na stronach internetowych Ministerstwa Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej.

Umowa o zarządzanie nieruchomością musi mieć formę pisemną, pod rygorem nieważności. Poszczególne składowe umowy reguluje opisana wyżej ustawa oraz kodeks cywilny. Co istotne, zarządca nieruchomości musi posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Dzięki temu właściciel nieruchomości będzie mógł dochodzić ewentualnych roszczeń od osoby zarządzającej nieruchomością. Osoba lub firma, która podejmuje się zarządzania daną nieruchomością, jest kluczowym uczestnikiem umowy. Zarządca nieruchomości może być profesjonalną firmą zarządzającą nieruchomościami lub niezależnym zarządcą, któremu powierzono zadanie zarządzania daną nieruchomością. Ich obowiązki obejmują zarządzanie wynajmem, utrzymanie nieruchomości, windykację czynszu, nadzór nad konserwacją i naprawami oraz prowadzenie negocjacji z najemcami. Ponadto ciąży na nich obowiązek kontrolowania rozliczeń. Jakich? O tym w kolejnej części artykułu.

W procesie negocjacji oraz tworzenia umowy o zarządzanie nieruchomością mogą uczestniczyć prawni doradcy zarówno ze strony właściciela nieruchomości, jak i zarządcy nieruchomości. Ich zadaniem jest zapewnienie, że umowa jest zgodna z obowiązującym prawem, precyzyjna i sprawiedliwa dla obu stron. Choć najemcy nie są bezpośrednimi uczestnikami procesu podpisywania umowy o zarządzanie nieruchomością, to ich interesy (a także interesy wspólnoty) są reprezentowane w treści umowy. Umowa określa zwykle prawa i obowiązki najemców wobec zarządcy i właściciela nieruchomości, takie jak terminy płatności czynszu, obowiązki konserwacyjne, czy też warunki wypowiedzenia umowy najmu. W niektórych przypadkach agenci nieruchomości mogą również uczestniczyć w procesie podpisywania umowy o zarządzanie nieruchomością. Ich rola polega na ułatwieniu procesu negocjacyjnego oraz na zapewnieniu, że interesy obu stron są uwzględnione w umowie.

Podpisywanie umowy o zarządzanie nieruchomością to proces, w którym uczestniczą różne strony zainteresowane zapewnieniem skutecznego i efektywnego zarządzania daną nieruchomością. Właściciel nieruchomości, zarządca nieruchomości, prawni doradcy, najemcy oraz agenci nieruchomości mogą mieć udział w procesie podpisywania i negocjacji umowy, zapewniając, że wszystkie interesy są uwzględnione i chronione.

Jaką formę umowy może zawrzeć właściciel z zarządcą nieruchomości?

W umowie o zarządzanie nieruchomością muszą pojawić się tak zwane jej obowiązkowe elementy. Umowa taka musi zawierać oświadczenie zarządcy o tym, iż posiada on stosowne i wymagane prawem uprawnienia zawodowe wydane przez Ministerstwo Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej. Wspomniane uprawnienia pozwalają zarządcy na wykonywanie zawodu. W umowie zawarty jest też numer licencji zarządcy. Ponadto oświadcza on w umowie, że zgodnie z wymogami prawa posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.

W części umowy, która dotyczy jej przedmiotu, należy powołać się na Ustawę o gospodarce nieruchomościami, ponadto powinno się wymienić dane dotyczące księgi wieczystej nieruchomości, która podlega zarządzaniu oraz wszystkie niezbędne informacje odnoszące się do obiektów należących do nieruchomości objętej zarządzaniem.

Umowa o zarządzanie powinna zawierać – oto przykład, zapisy zobowiązujące zarządcę:

• szczegółowe wyliczenie obowiązków zarządcy – w tej części umowy wskazujemy, czego dokładnie oczekujemy od zarządcy. Należy zaznaczyć, iż zarządca zobowiązuje się, w zakresie zarządzania nieruchomością, do ponoszenia odpowiedzialność za opiekę nad zarządzaną nieruchomością wspólną, zgodnie z przepisami prawa. Należy także wpisać, że zarządca nieruchomości zadba o interesy wspólnoty mieszkaniowej lub właściciela. Ponadto określamy, iż dochowa on szczególnej staranności w zakresie realizowanych usług, zgodnie z etycznymi zasadami obowiązującymi w zawodzie zarządcy nieruchomościami,
  

• w kolejnej części umowy z zarządcą nieruchomości wspólnej należy zobowiązać zarządcę nieruchomości do zachowania tajemnicy zawodowej – zarządca nie może przekazywać osobom trzecim informacji dotyczących zarządzania nieruchomością. Mogłoby to naruszyć interesy właściciela nieruchomości; jest nim również wspólnota mieszkaniowa. Co istotne, wspomniany obowiązek nie kończy się wraz z ustaniem świadczenia usługi czy wygaśnięciem umowy, chyba że zarządcę zwolni z niego sąd lub inny organ państwowy.

Co jeszcze powinna zawierać umowa o zarządzanie nieruchomością? Należy pamiętać o wpisaniu opisu czynności, które chcemy powierzyć do realizacji zarządcy nieruchomości. Ponadto należy zobowiązać zarządcę do prowadzenia dokumentacji dotyczącej nieruchomości, w tym:

• wykazu lokali w nieruchomości,
• właścicieli lokali w nieruchomości,
• procentowego zestawienia udziałów właścicieli lokali w nieruchomości wspólnej.

Ponadto zarządca nieruchomości w umowie powinien znaleźć zapis o konieczności reprezentowania właścicieli nieruchomości przed sądami w sprawach dotyczących egzekwowania należności od mieszkańców w imieniu wspólnoty. W zakresie obowiązków zarządcy wymienionych w umowie powinien też znaleźć się zapis zobowiązujący zarządcę do prowadzenie tak zwanej książki obiektu budowlanego i dokumentacji technicznej.

Obok takich punktów, jak dokładne wyliczenie obowiązków zarządcy, umowa powinna również zawierać informacje takie jak wynagrodzenie zarządcy nieruchomości, w tym stawki prowizji, opłaty za dodatkowe usługi oraz inne koszty związane z zarządzaniem nieruchomością. Należy również określić terminy płatności i warunki rozliczenia finansowego. Umowa o zarządzanie nieruchomością powinna zawierać dokładne wyliczenie obowiązków, nakłada na zarządcę obowiązek kontrolowania rozliczeń i realizacji umów przez dostawców mediów, tj. dostawców energii elektrycznej, wody i gazu. Ponadto kontrolowania rozliczeń i realizacji umów dotyczących pozostałych firm świadczących stałe bądź bieżące usługi w rozliczanej wspólnocie mieszkaniowej.

W zakresie działania zarządcy wpisanym w umowie, powinno znaleźć się prawo do negocjowania ofert, a także rozliczanie wpłat uiszczanych przez mieszkańców wspólnoty na jej rzecz, które wynikają z kosztów zarządzania nieruchomością wspólną lub są wpłacane na rzecz pokrycia kosztów związanych z dostarczaniem wody, ciepła czy wywozu śmieci. W umowie powinno także znaleźć się zobowiązanie zarządcy do sporządzania corocznego sprawozdania finansowego i innych sprawozdań oraz zestawień (jeśli takie są wymagane przez polskie prawo).

Umowa może też zawierać zobowiązanie zarządcy do wykonywania i przygotowania rocznego planu gospodarczego, a następnie podsumowania zrealizowanych prac w formie sprawozdania, z podziałem finansów na poszczególnych członków wspólnoty. W umowie o zarządzanie nieruchomością powinien także znaleźć się zapis o tym, że zarządca – na żądanie każdego z właścicieli lokalu – powinien przekazać szczegółowe informacje dotyczące zarządzania nieruchomością wspólną (dotyczy to także kwestii finansowych). Zarządca powinien również być osobą odpowiedzialną za organizację zebrań z właścicielami lokali w nieruchomości, przy czym taki zapis także musi być umieszczony w umowie.

Ponadto umowa musi zawierać zapis dotyczący wynagrodzenia zarządcy. Co więcej, nie może on pobierać innych opłat za świadczoną pracę na rzecz wspólnoty, oprócz wynagrodzenia w wysokości wpisanej w umowie. W końcowej części umowy muszą także znaleźć się wszelkie konieczne zapisy dotyczące rozstrzygania kwestii w niej nieprzewidzianych. Zatem tak jak każda umowa, również ta, dotycząca zarządzania nieruchomością, powinna zawierać informacje o tym, jak rozstrzygać kwestie, które nie zostały w niej przewidziane. Przypomnieć należy wcześniej wspomnianą Ustawę o gospodarce nieruchomościami, a także Ustawę o własności lokali z dnia 24 czerwca 1994 roku (Dziennik Ustaw z 2000 roku, nr 80, poz. 903 z późn. zm.) oraz zwyczajowo – kodeks cywilny. Do umowy powinniśmy również dołączyć – jako załączniki – świadectwo nadania zarządcy nieruchomości licencji zawodowej, polisę OC zarządcy nieruchomości, zaświadczenie zarządcy o wpisie do ewidencji gospodarczej i zaświadczenia o nadaniu numerów NIP i Regon zarządcy nieruchomości.

Umowa o zarządzanie nieruchomością powinna być sporządzona w formie pisemnej, aby zapewnić jej wiarygodność i wykonalność. Wszystkie zmiany w umowie powinny być również dokonywane w formie pisemnej i podlegać uzgodnieniu obu stron. Przed podpisaniem umowy, zaleca się również skonsultowanie się z prawnikiem specjalizującym się w nieruchomościach w celu zapewnienia zgodności umowy z obowiązującym prawem oraz ochrony interesów stron umowy.