Wspólnoty mieszkaniowe to obecnie powszechna forma współdziałania współwłaścicieli danej nieruchomości. Jak działa taki podmiot? Jakie ma prawa i jakie zadania musi wykonywać? Przedstawiamy Ci kompendium wiedzy na temat zasad funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych.
Co to jest wspólnota mieszkaniowa
Wspólnota mieszkaniowa jest organizacją zrzeszającą wszystkich właścicieli danej nieruchomości. Do wspólnoty mieszkaniowej mogą wchodzić osoby posiadające zarówno lokale mieszkalne, jak i użytkowe (jeżeli takie znajdują się na terenie konkretnej nieruchomości).
Wspólnota mieszkaniowa jest swego rodzaju alternatywą dla spółdzielni mieszkaniowych. Została wprowadzona przez ustawę i własności lokali z dnia 24 czerwca 1994 r., która reguluje podstawowe kwestie w zakresie współwłasności nieruchomości. Jej wdrożenie w system prawny było wskazane z powodu coraz większej liczby obiektów wielorodzinnych funkcjonujących poza systemem spółdzielczym. Szybko zwiększająca się liczba właścicieli lokali w budynkach wielorodzinnych wynikała zarówno z wykupu lokali od jednostek samorządu terytorialnego czy od przedsiębiorstw państwowych, jak i rosnącej liczby budynków stawianych przez deweloperów.
Wspólnota mieszkaniowa jest jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Jednocześnie może zaciągać zobowiązania i nabywać prawa, może również pozywać i być pozwaną. Musi posiadać nazwę i siedzibę. Powstaje wraz z ustanowieniem odrębnej własności co najmniej 1 lokalu należącego do danej nieruchomości.
Jaką wspólnotę mieszkaniową wybrać?
Ustawodawca w polskim prawie przewidział funkcjonowanie dwóch rodzajów wspólnot mieszkaniowych — małą i dużą wspólnotę. Małe wspólnoty to takie jednostki organizacyjne, w skład których wchodzi do 3 lokali. Duże wspólnoty zrzeszają od czterech i więcej właścicieli lokali.
Dlaczego to rozróżnienie jest tak istotne? Otóż każda z powyższych rodzajów wspólnot mieszkaniowych funkcjonuje na podstawie innych przepisów prawa. Małe wspólnoty zarządzane są na podstawie Kodeksu cywilnego (art. 197-221), co skutkuje tym, że zakres zwykłego zarządu wymaga jednomyślnego podejmowania decyzji — czyli zgody wszystkich właścicieli lokali. W przypadku wspólnot dużych, czyli zrzeszających 4 i więcej właścicieli, decyzje wykraczające poza zwykły zarząd wymagają uchwały przyjętej większością głosów, które zazwyczaj liczone są na podstawie udziałów lub zgodnie z zasadą, że jeden właściciel na 1 głos (zasady te opisane są w art. 23 ust.2 ustawy i własności lokali).
Jak zarządzać wspólnotą mieszkaniową
Wspólnota mieszkaniowa może zdecydować się na przekazanie sprawowania zarządu w dwojaki sposób. Z jednej strony może zdecydować się na zarząd umowny, w ramach którego powierza zarząd osobie fizycznej lub prawnej na podstawie umowy sporządzonej u notariusza. Ten typ zazwyczaj wykorzystywany jest przez małe wspólnoty. W przypadku dużych wspólnot mieszkaniowych zazwyczaj stosuje się formułę zarządu ustawowego. W jego ramach wspólnota właścicieli wybiera jedno lub wieloosobowy zarząd wspólnoty, który zazwyczaj składa się z właścicieli lokali (le mogą w nim również uczestniczyć osoby spoza tego grona). Powołanie zarządu następuje w drodze uchwały wspólnoty. To właśnie ten zarząd reprezentuje wspólnotę na zewnątrz i kieruje działaniami wspólnoty, podejmując samodzielne decyzje w ramach tzw. zwykłego zarządu. Wszystkie sprawy wykraczające poza zwykły zarząd wymagają jednak podjęcia przez właścicieli mieszkań stosownej uchwały w konkretnej sprawie. Warto dodać, że w praktyce zazwyczaj wygląda to tak, że zarząd wspólnoty powierza czynności zwykłego zarządu wyspecjalizowanemu zarządcy nieruchomości.
Co to jest zarząd zwykły?
Co ciekawe, ustawa o własności lokali nie precyzuje zadań wchodzących w skład zarządu zwykłego. Określa jedynie katalog czynności, które przekraczają zarząd zwykły. Wszystkie działania, przekraczające zarząd zwykły wymagają przyjęcia przez ogół członków wspólnoty stosownych uchwał. W ten sposób członkowie udzielają zarządowi pełnomocnictwa do realizacji konkretnych zadań. Warto nadmienić, że wszelkie czynności realizowane w ramach zarządu zwykłego zarząd wspólnoty realizuje samodzielnie.
Jakie zatem czynności przekraczają zakres zarządu zwykłego? W skład tych czynności wchodzą zarówno te o charakterze finansowym, jak i budowlanym czy własnościowym odnoszącym się do całości nieruchomości. Uchwałą właścicieli muszą być przyjmowane decyzje odnoszące się do ustalenia wysokości wynagrodzenia dla zarządu lub zarządcy nieruchomości, wysokość opłat, które pokryją wydatki związane z zarządem czy opłat odnoszących się do eksploatacji urządzeń lub części budynku przeznaczonych do korzystania wspólnego. Także właściciele decydują o sposobie wydatkowania środków wspólnych wspólnoty poprzez uchwalenie rocznego planu gospodarczego. Przyjęcie stosownej uchwały warunkuje również nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej oraz utworzenie odrębnej własności lokalu, który powstał w wyniku takie przebudowy. Zresztą każda zmiana wysokości udziałów we wspólnocie musi być zaakceptowana przez jej członków — to także realizuje się poprzez głosowanie nad stosowną uchwałą. Wspólnota musi również wyrazić zgodę na nabycie nieruchomości czy podział nieruchomości wspólnej.
Zarządzanie wspólnotą mieszkaniową
Wspólnota mieszkaniowa jako jednostka organizacyjna musi posiadać organ, który będzie odpowiedzialny za zarządzanie. Podstawowym zadaniem takiego organu jest reprezentowanie wspólnoty mieszkaniowej w relacjach z podmiotami zewnętrznymi. To właśnie ten organ będzie podpisywał umowy z firmami realizującymi usługi na rzecz wspólnoty czy reprezentował ją w sądzie itp. Tu wspólnota mieszkaniowa ma 3 rozwiązania: powołać zarząd własny, zatrudnić zewnętrzną firmę, która zajmie się administracją i zarządzaniem, albo zdecydować się na powołanie zarządu własnego i skorzystać z usług firmy, która zajmie się administracją nieruchomością.
Zarząd własny jest powoływany w drodze uchwały przez zgromadzenie właścicieli. Może składać się z jednej lub kilku osób fizycznych. Co ważne, nie muszą to być osoby, które są członkami wspólnoty, ani nie muszą posiadać nawet licencji zarządcy nieruchomości. Istotne jest jednak, aby miały plan na utrzymanie i rozwój nieruchomości oraz odpowiednie umiejętności. W przypadku korzystanie z usług firmy zewnętrznej konieczne jest wybranie podmiotu, który posiada licencję zarządcy nieruchomości i jest wpisany do centralnego rejestru zarządców nieruchomości.
Trzecia opcja, czyli zarząd własny korzystający ze wsparcia zarządcy nieruchomości pozwala na pozostawienie najważniejszych zadań w gestii przedstawicieli właścicieli i oddanie najbardziej żmudnych prac związanych z administracją firmie zewnętrznej. Podmiot ten może przejąć od zarządu własnego część zadań związanych z prowadzeniem dokumentów lokalowych, pobieraniem opłat za utrzymanie części wspólnej czy innymi zadaniami np. nadzorem nad firmą sprzątającą, czy przygotowaniem wszelkiego typu regulaminów.
Jakie są zadania zarządcy wspólnoty mieszkaniowej
Zarząd wspólnoty mieszkaniowej, podobnie jak zarządca nieruchomości (czyli profesjonalna firma, z której usług korzysta wspólnota mieszkaniowa) mają kluczowe znaczenie w zakresie prawidłowego utrzymania nieruchomości i działania wspólnoty. Ich zadania skupiają się zarówno na bieżącym utrzymaniu obiektu i terenu wokół, jak i wszelkich pracach związanych z finansami wspólnoty czy organizacją administracyjną zebrań właścicieli. W zakresie finansów i księgowości zarząd lub zarządca odpowiada za pobieranie opłat na pokrycie utrzymania części wspólnych, rozliczanie kosztów zużycia mediów i ogrzewania czy prowadzenie księgowości wspólnoty, także w rozbiciu na poszczególne lokale. Od technicznej strony zarząd lub zarządca powinien zapewnić w obiekcie dostęp do mediów (tj. wody, prądu, gazu), a także wywóz odpadów, czy odprowadzenie ścieków. Jednocześnie musi dbać o szybką realizację napraw związanych z awariami pojawiającymi się w częściach wspólnych nieruchomości — nie tylko w budynku, ale także na terenie przynależącym do niego. Zarząd lub zarządca zawiera również umowy na wykonanie prac remontowych czy konserwacyjnych z wykonawcami, jednocześnie kontrolując ich przebieg.
Istotną rolą zarządu są także wszelkie prace administracyjne związane z obsługą zebrań członków wspólnoty (w tym przygotowywanie dokumentów, uchwał itp) oraz przygotowywanie rocznych sprawozdań z działalności i przekazywanie ich do wiadomości członkom wspólnoty. Jednocześnie to na zarządzie spoczywa obowiązek zwoływania zebrań właścicieli co najmniej 1 raz w roku w celu uzyskania absolutorium za rok poprzedni i wskazania planów na rok bieżący.
Zebranie wspólnoty mieszkaniowej
Wszelkie uchwały związane z zarządzaniem nieruchomością, które wykraczają poza zarząd zwykły, podejmowane są uchwałami przedkładanymi do głosowania podczas zebrania wspólnoty mieszkaniowej. Co ważne, zarząd wspólnoty ma obowiązek zwołać zebranie właścicieli co najmniej raz w roku w okresie do końca pierwszego kwartału. Jest to tzw. zebranie absolutoryjne, podczas którego właściciele w formie uchwały dokonują oceny pracy zarządu lub zarządcy oraz przyjmują (lub nie) sprawozdanie zarządu z działań zrealizowanych w poprzednim roku kalendarzowym (uchwała absolutoryjna). Podczas tego zebrania uchwala się również plan działań na rok bieżący zwany rocznym planem gospodarczym zarządu nieruchomością wspólną oraz określa wysokość opłat związanych z kosztami zarządu.
Wspólnota mieszkaniowa może podejmować również uchwały poza zebraniem absolutoryjnym tj. w ramach zebrań nadzwyczajnych. Ten tryb także wymaga inicjatywy zarządu, jednakże może być uruchomiony również na wniosek właścicieli posiadających co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości.
Aby zwołanie zebrania miało obligatoryjny charakter musi być wykonane w odpowiednim trybie. Musi otrzymać je w formie pisemnej każdy właściciel nieruchomości nie później niż 7 dni przed ustaloną datą zebrania. W zawiadomieniu należy wskazać dzień, godzinę, miejsce zebrania i porządek obrad. Co ważne, jeśli zarząd planuje wprowadzić zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli, musi do zawiadomienia o zebraniu dołączyć projekty stosownych uchwał, dzięki czemu głosujący będą mieli czas na zapoznanie się z planowanymi zmianami.
Zasady podejmowania uchwał we wspólnotach mieszkaniowych
Jak już wskazywaliśmy, każda czynność wykraczająca poza zarząd zwykły wymaga podjęcia uchwały przez zebranie właścicieli. Jaki jest tryb głosowania? Uchwały przyjmowane są większością głosów. Przyporządkowanie głosów do właścicieli może wyglądać dwojako:
- 1 głos może przypadać na 1 właściciela lokalu znajdującego się we wspólnocie,
- każdy z właścicieli posiada głos odpowiadający wielkości udziału w nieruchomości.
Warto wiedzieć, że właściciele mogą zmienić wagę głosów w przypadku wagi uzależnionej od wielkości udziału w nieruchomości. Można to zmienić na żądanie właścicieli posiadających do najmniej ⅕ udziałów w nieruchomości wspólnej. W takiej sytuacji można wprowadzić zasadę głosowania opartą na przyporządkowaniu 1 właścicielowi 1 głosu. Zazwyczaj zmianę w systemie głosowania wprowadza się w przypadku, kiedy:
- suma udziałów w nieruchomości wspólnej nie jest równa 1,
- jeden właściciel ma dysponuje większością udziałów,
- lub gdy obie powyższe przesłanki istnieją jednocześnie.
Kiedy i w jakim trybie są podejmowane uchwały właścicieli? Zazwyczaj właściciele przyjmują uchwały podczas zebrania absolutoryjnego lub nadzwyczajnego. Jednakże coraz częściej, szczególnie w przypadku wspólnot liczących wielu współwłaścicieli, uchwały podejmuje się w drodze indywidualnego zbierania głosów, przy założeniu, że uchwała musi być przyjęta przez właściciela w sposób pisemny. Dopuszcza się również połączenie obu tych form głosowania.
Czy można zaskarżyć uchwałę wspólnoty?
Każdy właściciel lokalu funkcjonującego w ramach wspólnoty mieszkaniowej może zaskarżyć do sądu podjętą uchwałę. Może zdecydować się na to w sytuacji kiedy:
- uchwała jest niezgodna z obowiązującym w Polsce prawem,
- uchwała jest niezgodna z umową zawartą pomiędzy właścicielami,
- uchwała narusza zasady prowidłowego zarządzania nieruchomością,
- uchwała narusza interesy właściciela.
Jaki jest tryb zaskarżenia uchwały wspólnoty do sądu? Powód ma 6 tygodni na zaskarżenie uchwały. Datę tę liczy się od dnia podjęcia uchwały na zebraniu lub od dnia poinformowania powoda o przyjęciu uchwały w trybie głosowania polegającego na indywidualnym zbieraniu głosów. Wykonanie zaskarżonej umowy może być wstrzymane przez sąd do czasu rozstrzygnięcia sprawy.
Czy warto być we wspólnocie mieszkaniowej
Przynależność do wspólnoty mieszkaniowej rodzi się wraz z nabyciem własności do lokalu funkcjonującego w budynku obejmującym konkretną wspólnotę. Zatem kupując lokal, stajesz się automatycznie członkiem danej wspólnoty mieszkaniowej. Przynależność do wspólnoty mieszkaniowej zapewnia swym członkom zarówno przywileje, jak i obowiązki. Wśród praw można wyliczyć prawo do korzystania z nieruchomości wspólnej oraz możliwość czerpania z niej korzyści. Przykładem może być np. wynajem lokalu usługowego będącego we własnościach wspólnoty, z którego dochód może być przeznaczony na utrzymanie nieruchomości. Co więcej, jeśli wspólnota prowadzi działalność przynoszącą dochody, to nadwyżka z nich może być przeznaczona nie tylko na utrzymanie nieruchomości (a przez to obniżenie kosztów dla poszczególnych właścicieli), ale także może być podzielona pomiędzy członków wspólnoty.
Przynależność do wspólnoty mieszkańców to także obowiązki. Podstawowym zobowiązaniem każdego właściciela i członka jest ponoszenie kosztów na utrzymanie zarówno lokali, jak i części wspólnych nieruchomości. Co więcej, właściciele są zobowiązani także do partycypacji w kosztach zaciągniętych przez wspólnotę zobowiązań — np. spłaty kredytu wziętego na realizację remontu części wspólnych. Warto dodać, że członkowie wspólnoty uczestniczą w spłacie zobowiązań proporcjonalnie do udziału w nieruchomości. Innymi słowy — im większy udział (metraż lokalu), tym większe zobowiązanie przypadające na właściciela lokalu.
Każdy właściciel jest także zobowiązany do korzystania ze swoich praw z poszanowaniem praw przysługujących innym współwłaścicielom. Warto pamiętać, że wspólnota może dochodzić swych praw w sądzie w razie nieprzestrzegania tych obowiązków. Dotyczy to w szczególności właścicieli lokali, którzy w sposób długotrwały zalegają z uiszczaniem opłat lub korzystają z własnych lokali czy części wspólnych w sposób utrudniający korzystanie innym członkom wspólnoty korzystanie z ich lokali. Wspólnota ma prawo wnioskować do sądu o nakaz sprzedaży takiego lokalu w drodze licytacji.
Wspólnoty mieszkaniowe — najważniejsze przepisy prawne
Zachęcamy również do zapoznania się ze źródłowymi tekstami poszczególnych przepisów prawnych definiujących zasady funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych. Poniższe normy odnoszą się zarówno do podstawowych zasad funkcjonowania, jak i obowiązków wspólnoty mieszkaniowej.
Podstawową normą prawną jest ustawa o własności lokali z 24 czerwca 1994 r. wraz z późniejszymi zmianami, która określa podstawowe zadania wspólnot. Dla funkcjonowania wspólnoty istotna będzie również ustawa o gospodarce nieruchomościami z dnia 21 sierpnia 1997 r. i Kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 r.
Ważne dla funkcjonowania tej jednostki organizacyjnej będą także przepisy związane z utrzymaniem obiektów budowlanych, w tym Prawo budowlane z dnia 7 lipca 1994 r., rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie czy ustawa o wspieraniu termomodernizacji i remontów z dnia 21 listopada 2008 r. Warto również zapoznać się z przepisami odnoszącymi się do wspólnot mieszkaniowych zawartych w Kodeksie postępowania cywilnego z dnia 17 listopada 1964 r. czy ustawą o księgach wieczystych i hipotece z dnia 7 lipca 1982 r.
