Wspólnotę mieszkaniową tworzą właściciele lokali, które wchodzą w skład danej nieruchomości. Tak stanowi ustawa o własności lokali z 24 czerwca 1994 roku. Jeśli lokali jest więcej niż siedem, mamy do czynienia z dużą wspólnotą mieszkaniową. Mniejsza – analogicznie nazywana jest małą wspólnotą. Każda z nich ma zarówno prawa, jak i obowiązki. Jednym z nich jest prowadzenie rachunkowości.
Rachunkowość we wspólnocie mieszkaniowej a prawo
Według wspomnianej już ustawy o własności lokali zarząd lub zarządca nieruchomości musi prowadzić ewidencję pozaksięgową finansów związanych z nieruchomością wspólną. Przyjmuje się, że nie ma obowiązku, by księgi były prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości. W związku z tym każda wspólnota może, a nawet powinna stworzyć własne reguły, które będą regulować, jak ewidencję finansową prowadzić. Jest ona konieczna do tego, by odpowiednio rozliczać się z właścicielami lokali należącymi do nieruchomości. W wielu przypadkach zarząd lub zarządca i tak prowadzą księgi zgodnie z ustawą o rachunkowości. Warto także zauważyć, że wspólnota mieszkaniowa posiada zdolność prawną, choć jest jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Na dodatek jest płatnikiem podatku CIT, czyli podatku dochodowego od osób prawnych. Musi więc prowadzić też odpowiednią dokumentację podatkową.
Finanse wspólnoty mieszkaniowej
Kwestie tego, jakie elementy działalności zarządu lub zarządcy należą do ewidencji księgowej, również są regulowane przez wspomnianą wcześniej ustawę o własności lokali. Zalicza się do nich koszty zarządu nieruchomością wspólną, zaliczki oraz rozliczenia z innych tytułów na rzecz omawianej nieruchomości. Co więcej, konieczne jest dokonywanie wszystkich rozliczeń przez rachunek bankowy. Na dodatek, co najmniej raz w roku powinno zostać zwołane zebranie właścicieli, podczas którego uchwalany jest między innymi roczny plan zarządu nieruchomością wspólną. W praktyce oznacza to między innymi koszty związane z bieżącym utrzymaniem nieruchomości, konserwacją, przeglądami, opłaty za dostawę prądu czy wody, ale też za utrzymanie obiektu i terenu przyległego w czystości.
Sprawozdanie finansowe wspólnoty mieszkaniowej
Jednym z obowiązków każdej wspólnoty mieszkaniowej jest partycypowanie w kosztach nieruchomości wspólnej. Koszty są rozdzielane sprawiedliwie, między wszystkich właścicieli lokali, ponieważ każdy w równym stopniu ma prawo do korzystania z części wspólnych. Zarząd lub zarządca powinien zatem regularnie ? przyjmuje się raz w roku, ale może być częściej ? przedstawiać sprawozdanie z tego, jak zostały wydatkowane pieniądze z części wspólnych. Dzięki temu właściciele lokali mogą dowiedzieć się, jaka część została wydana na przykład w ramach funduszu remontowego, wywozu śmieci czy utrzymania zieleni. Sprawozdanie to uwzględnia zarówno koszty stałe, ustalone wspólnie z właścicielami lokali, jak i te, które nie są od nich zależne, a wynikające na przykład z podwyżki narzuconej przez gminę za odbiór śmieci. Na tej podstawie zarządca, jak i właściciele lokali mogą ocenić, czy należy wprowadzić jakieś zmiany związane z udziałem w kosztach, czy można przesunąć niektóre środki na rzecz innych wydatków.
Profesjonalne prowadzenie rachunkowości wspólnoty mieszkaniowej
Wielu właścicieli lokali nie przywiązuje dużej wagi do tego, czym w ich imieniu zajmuje się zarząd lub zarządca nieruchomości. Widać to między innymi po niskich frekwencjach na zebraniach wspólnot bądź niewielkim zainteresowaniu przy organizowanych głosowaniach. Należy jednak poważnie podchodzić do kwestii rachunkowości wspólnoty mieszkaniowej. Odpowiednie gospodarowanie wspólnymi finansami pozwoli na regularne sprawdzanie, czy uda się zgromadzić jakieś oszczędności, czy wspólnota nie ma żadnych długów lub, na przykład, czy są zagospodarowane pieniądze na wypadek nieprzewidzianych awarii. Dzięki temu łatwiej kontrolować wydatki wspólnoty oraz oceniać, czy jest konieczne zwiększanie udziału właścicieli lokali w kosztach stałych.
