Prowadzenie księgowości wspólnoty mieszkaniowej to zadanie wymagające wiedzy, doświadczenia i umiejętności. O sukcesie i utrzymaniu płynności finansowej mogą decydować niewielkie szczegóły.
Wspólnota mieszkaniowa to najprościej mówiąc ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości (najczęściej jest to pojedynczy budynek wraz z otaczającym go terenem). Pojęcie to pojawiło się na początku lat 90 ? tych, kiedy w gwałtowny sposób rozwinął się rynek deweloperski a wraz z nim formy budynków mieszkalnych z wieloma pojedynczymi właścicielami. Wymagało to wyodrębnienia prawnego ze względu na konieczność ewidencjonowania tego rodzaju działalności.
Ustawa o rachunkowości jednoznacznie nakazuje wspólnotom mieszkaniowym prowadzenie księgowości i rozliczeń przez rachunek bankowy, co wymaga uzyskania nr NIP. Co więcej, konieczne jest wypełnianie sprawozdania podatkowego CIT, tak jak każda inna działalność gospodarcza.
Wspólnota mieszkaniowa ? odpowiedzialność
Przepisy polskiego prawa nakazują każdej wspólnocie mieszkaniowej powołanie zarządu osobowego. W innym wypadku narzucony może być tzw. zarząd komisaryczny. Innym rozwiązaniem jest decyzja o powierzeniu obowiązków wykonawczych profesjonalnemu administratorowi, który przejmuje pełną odpowiedzialność za zarządzanie wspólnotą. Wszelkie obowiązki wynikające z ustawy o rachunkowości spoczywają właśnie na nim.
W innym wypadku, to zarząd osobowy składający się z wybranych właścicieli lokali lub osób spoza ich grona pełni obowiązki wskazane w powyższej ustawie.
Sposób prowadzenia ewidencji księgowej
Okazuje się, że ustawodawca nie sprecyzował według jakiej metody ma być prowadzona księgowość we wspólnocie mieszkaniowej. Według interpretacji niektórych urzędów skarbowych nie ma przeszkód, aby wspólnota mieszkaniowa prowadziła własną ewidencję księgową w oparciu o uchwałę podjętą przez członków. Należy jednak pamiętać, że przyjęte zasady muszą być w 100% zgodne z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego (ustawa o CIT, ordynacja podatkowa). Prostym rozwiązaniem wydaje się korzystanie ze sposobów zdefiniowanych w ustawie o rachunkowości ? sporządzanie sprawozdania z prowadzenia działalności oraz sprawozdania finansowego. Obowiązek częściowego stosowania zasad określonych w ustawie o rachunkowości potwierdził w jednym ze swoich wyroków Naczelny Sąd Administracyjny.
Do zadań w obszarze księgowości w przypadku wspólnot mieszkaniowych należy:
- podjęcie decyzji w sprawie prowadzenia ksiąg rachunkowych;
- określenie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości;
- opracowanie zakładowego planu kont ustalającego np. wykaz kont księgi głównej;
- wyodrębnienie rodzajów kosztów wymienionych w ustawie:
- wydatki na bieżące remonty i konserwację;
- opłaty za zużycie energii elektrycznej, gazu, wody i ciepła w części wspólnej;
- ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne;
- koszty utrzymania porządku i czystości;
- wynagrodzenia dla zarządu lub zarządcy profesjonalnego;
- określanie oraz rozliczanie wyniku finansowego na koniec roku kalendarzowego;
- prowadzenie dokumentacji podatkowej.
Prowadzenie ewidencji rachunkowej w sposób umożliwiający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także uwzględnienia w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych, jak również prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych jest obowiązkiem każdej wspólnoty mieszkaniowej.
Księgowość wspólnot mieszkaniowych ? outsourcing
Współcześnie, coraz częściej wykorzystywaną formą prowadzenia poszczególnych obszarów działalności gospodarczej jest outsourcing, czyli powierzenie określonych zadań wyspecjalizowanym w tym zakresie firmom w oparciu o umowę. Dzisiejsze przedsiębiorstwo powinno skupiać się na podstawowej działalności, dlatego zaoszczędzenie czasu oraz zasobów może być opłacalne. Nawet jeśli musimy ponieść wysokie koszty przeniesienia zadań na zewnątrz.
Nie inaczej jest w przypadku prowadzenia rachunkowości przez wspólnotę mieszkaniową, która może nie mieć odpowiedniej wiedzy, kwalifikacji oraz zasobów do tego rodzaju działalności. Poszczególni właściciele lokali mogą nie mieć pojęcia o prawie podatkowym, a tym bardziej o ustawie o rachunkowości. Powierzenie tych czynności profesjonalistom może przynieść wymierne korzyści w postaci oszczędności wynikających np. z optymalizacji podatkowej.
