Zarządzanie księgowością i rachunkowością wspólnoty mieszkaniowej to niełatwe zadanie. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest powierzenie go firmie dysponującej doświadczeniem i bogatą wiedzą w tym zakresie.
Wspólnotą mieszkaniową kierują dwa organy wewnętrzne wspólnoty, tzn. zebranie członków oraz zarząd. Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, każdy z właścicieli lokalu, wchodzącego w skład wspólnoty mieszkaniowej, ma prawo i obowiązek współdziałania w zarządzie tą nieruchomością. Zarząd ma za zadanie kierować sprawami wspólnoty mieszkaniowej, reprezentować ją na zewnątrz, odpowiada za wszystkie bieżące czynności związane z utrzymaniem części wspólnych nieruchomości. Zarządowi wspólnoty mieszkaniowej przysługuje prawo wyboru zarządcy.
Obowiązki zarządcy nieruchomości
Obowiązkiem zarządcy jest prowadzenie szczegółowej dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej. Zajmuje się on dokumentacją bezpośrednio związaną ze stanem technicznym nieruchomości i jej eksploatacją. Ponadto, zgodnie z obowiązującą ustawą, zarządca powinien również obsługiwać nieruchomość od strony finansowej.
Zarządca musi posiadać wiedzę z zakresu księgowości i rachunkowości wspólnot mieszkaniowych. Powinien zająć się ewidencją działalności wspólnoty mieszkaniowej, która może być prowadzona w formie ewidencji księgowej – to ona, zgodnie z obowiązującymi zasadami, jest obecnie obowiązkowa. Prowadzona przez zarządcę ewidencja musi zapewniać dane niezbędne do celów podatkowych oraz oceny prowadzonej działalności.
Obsługa finansowa wspólnoty mieszkaniowej dotyczy również obsługi konta bankowego, planowania i prowadzenia sprawozdawczości. Obowiązkiem zarządcy nieruchomości jest sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych wspólnoty mieszkaniowej i prawidłowe rozliczanie się z Urzędem Skarbowym. W ramach umowy zawartej ze wspólnotą zarządca nieruchomości reprezentuje ją na zewnątrz w sprawach związanych z finansami i nie tylko.
Zaufaj specjaliście!
Lista obowiązków zarządcy jest bardzo szeroka, dlatego najlepszym rozwiązaniem dla wspólnoty mieszkaniowej jest zatrudnienie specjalistycznej firmy. Działające na rynku tego typu firmy dysponują doświadczeniem i wiedzą pozwalającą na zajmowanie się kompleksowo zarządzaniem nieruchomościami. Takie rozwiązanie daje pewność, że finanse wspólnoty są w dobrych rękach wykwalifikowanego zespołu osób posiadających licencję zarządcy nieruchomości.
Zlecenie obsługi rachunkowości firmie to swoista gwarancja tego, że księgowość nieruchomości na stałe pozostanie pod kontrolą. Pozwala to na uniknięcie błędów, o które nietrudno, gdy pojawia się konieczność zarządzania finansami dużej wspólnoty mieszkaniowej. Specjaliści są w stanie szybko wykryć ewentualne nieścisłości. Ponadto, właściwie prowadzona rachunkowość zapewnia jasny i rzetelny obraz danych ewidencji oraz dokumentacji.
Co ważne, decyzja o skorzystaniu z usług profesjonalnej firmy zarządzającej nieruchomościami nie pozbawia właścicieli ich praw. Właściciele lokali w każdej chwili mogą skontaktować się z zarządcą, mają też wgląd online do swoich indywidualnych rozrachunków.
Ponadto, specjaliści zatrudnieni w firmie zarządzającej są w stanie zająć się resztą obowiązków, jakie wynikają z prowadzenia wspólnoty mieszkaniowej. Odpowiadają za utrzymanie czystości wewnątrz nieruchomości oraz wokół niej. Zgodnie z Ustawą o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz.U. 1996 Nr 132 poz. 622) ciąży na nich obowiązek odśnieżania chodników, dróg osiedlowych i terenów przyległych. Poza tym, zgodnie z polskim prawem zarządca nieruchomości odpowiada za kontrolę stanu technicznego budynku, jego obowiązkiem jest dopilnowanie, aby odbywała się ona terminowo. Powinien on np. wiedzieć, w jakim stanie są przewody wentylacyjne, spalinowe czy dymowe.
Zarządca może również zająć się przygotowaniem różnego rodzaju projektów uchwał, opiniowaniem uchwał już przygotowanych. Na liście jego obowiązków znaleźć może się
przygotowanie bądź aktualizowanie szeregu dokumentów, którymi powinna dysponować każda wspólnota. Może doradzić zarządowi jakie prace remontowe czy konserwacyjne warto wykonać w danej chwili, aby w przyszłości uniknąć dodatkowych kosztów.
