Zarządzanie wspólnotą mieszkaniową to zadanie dla firm specjalizujących się w administrowaniu i zarządzaniu obiektami. Jednym z zadań wspólnoty, szczególnie chętnie powierzanym osobom trzecim, jest prowadzenie księgowości wspólnoty. Dlaczego warto to zadanie przekazać specjalistom?
Prowadzenie księgowości wspólnoty to zadanie dla profesjonalistów. Wymaga ona nie tylko wiedzy zarówno z zakresu prawa i rachunkowości, jak i umiejętności oraz odpowiedniego doświadczenia zawodowego, wspomaganego odpowiednim programem spełniającym kryteria prawne w zakresie rachunkowości, podatków jak i RODO. Działalność ta skupia się na wielu aspektach księgowych włączając w to:
- planowanie,
- przygotowywanie zestawień i statystyk,
- sprawy bieżące wspólnoty,
- obsługę księgową poszczególnych lokali.
Interesującą propozycją jest także usługa dotycząca uzupełnienia ewidencji księgowej i podatkowej, która jest poszukiwana przez klientów realizujących samodzielnie księgowość wspólnoty lub poszukujących nowych zarządców.
Planowanie ? podstawa prawidłowego zarządzania nieruchomością
Wspólnota mieszkaniowa jest zobligowana do tworzenia rocznego planu gospodarczego. Zazwyczaj przygotowuje go zarządca, który następnie przedstawia go na zebraniu ogółu właścicieli w celu uzyskania ich zgody na realizację. To na podstawie planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną realizowane są prace na rzecz wspólnoty. W ramach takiego dokumentu określa się zarówno działania bieżące prowadzone na nieruchomości, koszty zarządu nieruchomością, jak i koszty i zakres zaplanowanych prac remontowych. Roczny plan gospodarczy ma charakter finansowy i określa zakres wydatków wspólnoty w danym roku finansowym.
Zarządca nieruchomości, po zakończeniu roku finansowego, wykonuje także rozliczenie planu rocznego. Przedstawia go na zebraniu członków wspólnoty, którzy podejmują uchwałę w sprawie przyjęcia dokumentu. Mieszkańcy mają także prawo nie przyjąć rozliczenia.
Zestawienia, statystyki, sprawozdania ? zadanie dla fachowców
Zestawienia i statystyki pomagają w prowadzeniu systematycznej polityki zarządczej i umożliwiają szybką i efektywną reakcję na pojawiające się zagrożenia, na przykład związane z utratą płynności finansowej wspólnoty. W tym celu zarządca dla zarządu nieruchomości winien przygotowywać miesięczne informacje na temat poniesionych kosztów i dochodów. Dla wszystkich właścicieli lokali objętych wspólnotą przygotowuje roczne sprawozdania finansowe. Dzięki tak prowadzonym pracom zarządca może stale monitorować stan finansów wspólnoty.
Jedną z ważniejszych czynności pozwalających na utrzymanie płynności finansowej jest stałe monitorowanie należności czynszowych. W gestii zarządcy będzie także rozliczenie, na podstawie odczytu liczników, zużycia ciepłej i zimnej wody, ścieków i ogrzewania. Rozliczenia te wykonywane są zazwyczaj w cyklach co 6 lub 12 miesięcy.
Bieżące sprawy wspólnoty
Każda organizacja, także wspólnota mieszkaniowa musi prowadzić bieżące sprawy finansowe. Zajmują one wiele czasu i jednocześnie laikom mogą przysparzać problemów. Tu z pomocą przychodzi doświadczenie, znajomość przepisów prawa oraz sprawne poruszanie się po zagadnieniach administracyjnych. Zarządca nieruchomości weźmie na swoje barki:
- wszelkie sprawy związane z prowadzeniem rachunku bankowego wspólnoty, w tym wybór banku, założenie rachunku, zmianę banku itp.;
- przygotuje płatności do podpisu lub autoryzacji;
- udostępnienie Zarządowi dostępu do aktualnych sald poszczególnych właścicieli.
Obsługa księgowa poszczególnych lokali
Zarządca wspólnoty mieszkaniowej także zajmuje się sprawami księgowymi poszczególnych lokali. Przygotowuje indywidualne naliczenia za media, ogrzewanie, czynsz i inne (np. miejsce garażowe) dla każdego lokalu z osobna. Prowadzi indywidualne rozliczenia, a w razie konieczności zajmuje się bieżącą windykacją należności. Jego zadaniem jest także wydawanie wszelkiego rodzaju zaświadczeń i poświadczeń z zakresu zadań, jakie prowadzi na terenie nieruchomości. Wszelkie czynności realizuje on w granicach i na zasadach określonych przez Zarząd wspólnoty, dzięki czemu w pełni wdraża jej postanowienia i politykę.
W ostatnich czasach zarządcy wprowadzają do obsługi obiektów usługę indywidualnych kont dostępnych po zalogowaniu dla wszystkich mieszkańców wspólnoty. W ten sposób umożliwiają stałą kontrolę rozliczeń każdemu właścicielowi lokalu oraz daje możliwość pełniejszego dostępu do spraw wspólnoty wszystkim osobom posiadającym własny login i hasło.
