Według powszechnej opinii zarządzanie i administrowanie nieruchomościami we wspólnotach mieszkaniowych to pojęcia jednoznaczne. W praktyce oznaczają dwa różne określenia. Zarządzanie nieruchomością stanowi bowiem dużo szerszy zakres czynności, niż ten wchodzący w zakres jej administrowania.
Termin wspólnota mieszkaniowa oznacza ogół właścicieli, których lokale mieszkaniowe wchodzą w skład danej nieruchomości. Definicję tę stworzono na podstawie ustawy o własności lokali z 24 czerwca 1994 roku, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 1995 roku. Zasady działania wspólnoty regulowane są przez artykuły 195-221 Kodeksu cywilnego. Każde działanie, które bezpośrednio dotyczy danej wspólnoty mieszkaniowej opiera się na szeregu różnych czynności związanych z ich zarządzaniem, jak również administrowaniem. Oba powyższe terminy różnią się od siebie.
Kim jest Zarządca nieruchomości
Zarządzanie nieruchomościami w obrębie wspólnot mieszkaniowych mogą wykonywać osoby, które zostały wybrane z ogółu właścicieli należących do wspólnoty. Wybór ten nie nakłada na daną osobę przymusu posiadania niezbędnych uprawnień. Wspólnota może również zdecydować się na zarządcę nieruchomości, który odpłatnie będzie wykonywał wszelkie czynności wchodzące w zakres jego obowiązków. Właściciele mieszkań należących do wspólnoty zazwyczaj korzystają z pomocy firm zewnętrznych, które specjalizują się w tego typu usługach.
Zakres obowiązków zarządcy nieruchomości
Zakres obowiązków zarządcy wiąże się z aktywnym zarządzaniem majątkiem każdego właściciela nieruchomości, który jest członkiem wspólnoty mieszkaniowej. Na osobie zarządcy spoczywa konieczność podejmowanie decyzji oraz realizacja czynności, które mają na celu szeroko pojęte zapewnienie mieszkańcom komfortowej i bezpiecznej egzystencji.
Czynności związane z zarządzaniem nieruchomością opierają się także na jej administrowaniu. Każda osoba, która posiada prawo do pełnienia funkcji zarządcy, powinna sporządzić odrębny plan zarządzania nieruchomością, w którym należy zawrzeć takie informacje, jak:
- analizę bieżącego stanu nieruchomości;
- zaplanowanie i uzasadnienie potrzeby inwestowania w daną nieruchomość;
- rozpisanie planu obejmującego wszystkie założenia, które posiada właściciel nieruchomości.
Posiadanie takiego dokumentu, znacznie ułatwia planowanie oraz podejmowanie decyzji względem danej nieruchomości wspólnotowej.
Administrowanie nieruchomością
W obrębie usług związanych z administrowaniem wyróżniamy załatwianie wszelkich spraw bieżących związanych z obsługą danej nieruchomości. Dotyczą one rejestrowania, zgłaszania oraz usuwania powstałych awarii, utrzymywania czystości i porządku na obiekcie, prowadzeniem dziennika korespondencji czy ściąganiem należności czynszowych od członków wspólnoty mieszkaniowej. Do codziennych obowiązków administratora danej nieruchomości należy m.in.:
- wydawanie zleceń i nadzór nad wykonywanymi okresami przeglądowymi w budynku;
- ścisłe współdziałanie zgodne z interesem zarządcy wspólnoty;
- prowadzenie uproszczonej księgi rachunkowej;
- prowadzenie książki obiektu budowlanego;
- prowadzenie aktualnej dokumentacji technicznej administrowanego budynku;
- prowadzenie i aktualizowanie spisu wszystkich lokatorów;
- organizowanie zebrań danej wspólnoty;
- nadzorowanie prac konserwacyjnych oraz napraw;
- bieżące monitorowanie oraz kontrolowanie stanu technicznego budynku;
- kontrola realizacji wszelkich umów w związku z dostarczeniem do budynku wody, prądu, CO, gazu, oraz wywozu nieczystości;
- zlecanie specjalistycznym firmom prac związanych z utrzymaniem porządku, czystości i odśnieżania w obrębie budynku oraz na przylegającym na nim terenie.
Administrowanie nieruchomością w dużym uproszczeniu polega na dbaniu o utrzymanie jej dobrego stanu. Jest to pewnego rodzaju forma zarządzania, która posiada jednak o wiele węższy zakres. Zarządzanie nieruchomością natomiast nakłada na osobę zarządcy dużo poważniejsze obowiązki. Ich niedopełnienie grozi poważnymi konsekwencjami dla wszystkich członków wspólnoty mieszkaniowej.
