Monitoring wizyjny we wspólnocie mieszkaniowej, a także w miejscach publicznych i prywatnych, staje się coraz bardziej powszechny. Jego celem jest zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańcom i ochrony mienia przed kradzieżami czy aktami wandalizmu. Jednak wprowadzenie kamer w przestrzeni wspólnej, szczególnie w kontekście wspólnot mieszkaniowych, musi uwzględniać przepisy o ochronie danych osobowych, w szczególności rozporządzenie RODO. W artykule omówimy zasady, które należy respektować, aby monitoring wizyjny we wspólnocie mieszkaniowej był zgodny z prawem.
Czy monitoring podlega pod RODO?
RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, znane również jako GDPR) to unijne rozporządzenie wprowadzone w maju 2018 roku, które określa zasady ochrony danych osobowych na terenie Unii Europejskiej. Jego celem jest zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony danych osób fizycznych, w tym prawa do prywatności, a także regulacja działań firm, instytucji i wspólnot, które przetwarzają dane osobowe.
Wprowadzenie systemu monitoringu wizyjnego w budynkach mieszkalnych na danym obszarze musi być zgodne z prawem, a więc także z przepisami RODO. Jest to montaż urządzeń umożliwiających poprawę bezpieczeństwa mieszkańców wspólnoty. Decyzja o zamontowaniu kamer na terenie wspólnoty mieszkaniowej (na przykład na korytarzach, w windach, na parkingach czy w garażach podziemnych) musi być podjęta przez wspólnotę mieszkaniową na drodze uchwały. Najczęściej wymagana jest zgoda większości właścicieli lokali.
Zgodnie z przepisami RODO, przetwarzanie danych osobowych musi być celowe i proporcjonalne. Oznacza to, że monitoring wizyjny we wspólnocie mieszkaniowej powinien być stosowany tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa mieszkańców oraz ich mienia. Nagrania z kamer nie mogą być wykorzystywane w innych celach, takich jak na przykład monitorowanie codziennych działań mieszkańców.
RODO wymaga, aby osoby, które znajdują się w zasięgu kamer, były odpowiednio informowane o fakcie monitoringu – do tego celu służy odpowiednie oznaczenie terenu. We wspólnocie mieszkaniowej, gdzie nastąpiła instalacja monitoringu, muszą być wywieszone tablice informacyjne, które wyraźnie wskazują na obecność kamer. Dodatkowo mieszkańcy powinni być poinformowani o:
- administratorze danych, który jest odpowiedzialny za przetwarzanie nagrań,
- celu monitoringu,
- czasie przechowywania nagrań,
- przysługujących prawach, tj. prawie do dostępu do swoich danych oraz do ich usunięcia.
Kto ma dostęp do monitoringu wspólnoty mieszkaniowej
Dostęp do nagrań z monitoringu wizyjnego wspólnoty mieszkaniowej, w tym do przeglądania nagrań, jest ściśle regulowany zarówno przepisami RODO, jak i wewnętrznymi zasadami wspólnoty. Montaż monitoringu wpływa na poprawę bezpieczeństwa mieszkańców, zwłaszcza w miejscach zagrożonych. Zgodnie z tymi regulacjami, nie każdy może przeglądać nagrania z kamer – dostęp do nich mają tylko wyznaczone osoby i instytucje, a zasady dostępu powinny być jasno określone. Zatem wspomniany dostęp do nagrań mają:
- administrator danych – jest nim zazwyczaj zarząd wspólnoty mieszkaniowej odpowiedzialny za zarządzanie nagraniami z monitoringu. To on decyduje o tym, kto może uzyskać dostęp do danych oraz na jakich zasadach. Administrator musi zapewnić, że dostęp do nagrań będzie ograniczony do osób, które mają uzasadnioną potrzebę ich przeglądania i że dane są przetwarzane zgodnie z przepisami prawa;
- zarządca wspólnoty mieszkaniowej lub zarząd wspólnoty – osoby wyznaczone przez zarząd wspólnoty, często w ramach zarządcy nieruchomości, mogą mieć dostęp do monitoringu. Zarząd lub zarządca są odpowiedzialni za właściwe zarządzanie danymi, co obejmuje również monitoring. Ich dostęp musi być jednak ograniczony do uzasadnionych przypadków, tj. gdy trzeba przejrzeć nagrania po zgłoszeniu incydentu (kradzieży, wandalizmu, uszkodzenia mienia itp.);
- podmioty obsługujące monitoring – jeśli wspólnota mieszkaniowa zleciła zarządzanie monitoringiem firmie zewnętrznej, to ta firma (tzw. podmiot przetwarzający dane) może mieć dostęp do nagrań w zakresie niezbędnym do obsługi systemu. Podmiot ten działa jednak na podstawie umowy z administratorem danych i jest zobowiązany do przestrzegania przepisów RODO;
- policja i inne organy ścigania – policja oraz inne organy ścigania mogą uzyskać dostęp do nagrań z monitoringu w przypadku, gdy prowadzą postępowanie dotyczące przestępstw lub wykroczeń, do których doszło na terenie wspólnoty mieszkaniowej. Z reguły dostęp ten odbywa się na podstawie oficjalnego wniosku lub postanowienia sądowego;
- mieszkańcy – zgodnie z RODO, mieszkańcy mają prawo dostępu do swoich danych osobowych, co obejmuje również ich wizerunek, jeśli zostali nagrani przez kamery monitoringu. Mieszkaniec ma prawo do ochrony wizerunku, może złożyć wniosek o dostęp do nagrań, na których się znajduje, jednak jego wniosek nie powinien obejmować danych osobowych innych osób (np. innych mieszkańców czy gości). W praktyce oznacza to, że mieszkaniec może uzyskać dostęp tylko do wycinków nagrań, które dotyczą jego osoby, a nie do całego materiału wideo;
- inne osoby upoważnione – w wyjątkowych sytuacjach inne osoby mogą uzyskać dostęp do przeglądania nagrań, jeśli zostaną do tego upoważnione przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej i mają uzasadniony interes prawny lub faktyczny. Może to dotyczyć np. prawników lub przedstawicieli firm ubezpieczeniowych, jeśli jest to związane z prowadzonym postępowaniem dotyczącym incydentów na terenie wspólnoty;
- inspektor ochrony danych (jeśli został wyznaczony) – jeżeli wspólnota mieszkaniowa powołała inspektora ochrony danych, to on również może mieć dostęp do nagrań w celu zapewnienia, że przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z przepisami prawa i zasadami ochrony prywatności.
Czy można założyć monitoring bez zgody współwłaściciela?
Założenie monitoringu na terenie wspólnoty mieszkaniowej bez zgody współwłaścicieli nie jest zgodne z prawem. Wspólnota mieszkaniowa, w której współwłaściciele mają prawo decydowania o zarządzaniu nieruchomością wspólną, musi podjąć decyzję o montażu kamer monitorujących za pomocą uchwały.
Wspólnota mieszkaniowa jest zbiorem właścicieli mieszkań, którzy mają współwłasność w częściach wspólnych budynku, takich jak korytarze, klatki schodowe, parkingi czy windy. Każda ingerencja w te części, w tym rozmieszczenie kamer monitorujących i ich montaż, wymaga zgody większości właścicieli. Zgodnie z przepisami ustawy o własności lokali, montaż monitoringu wymaga podjęcia uchwały przez wspólnotę mieszkaniową. Zwykle decyzja jest podejmowana przez większość właścicieli lokali (według udziałów), a uchwała może być przegłosowana na zebraniu wspólnoty lub w trybie indywidualnego zbierania głosów.
Jeśli współwłaściciel sprzeciwia się montażowi kamer, ale uchwała została przegłosowana większością głosów, monitoring może zostać zainstalowany. Współwłaściciel, który nie zgadza się z uchwałą, ma jednak prawo zaskarżyć ją do sądu w ciągu 6 tygodni od jej podjęcia. Sąd będzie wtedy oceniał, czy decyzja wspólnoty mieszkaniowej była zgodna z prawem, a także czy monitoring nie narusza praw i prywatności mieszkańców.
Założenie monitoringu bez uzyskania zgody wspólnoty mieszkaniowej, czyli bez podjęcia uchwały, może prowadzić do naruszenia prawa, zarówno na gruncie przepisów cywilnych, jak i przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (RODO). Nie można założyć monitoringu we wspólnocie mieszkaniowej bez zgody współwłaścicieli. Decyzja o instalacji kamer musi być podjęta uchwałą wspólnoty. W przypadku braku zgody pojedynczego właściciela, który sprzeciwia się monitoringowi, ale uchwała została przegłosowana większością głosów, monitoring może zostać zamontowany, jednak osoba ta ma prawo zaskarżyć uchwałę do sądu. Niezgodne z prawem założenie monitoringu może prowadzić do naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i praw cywilnych.
Czy monitoring w bloku jest legalny?
Monitoring w bloku jest legalny, ale jego instalacja i działanie muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, zwłaszcza z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, czyli RODO, a także z zasadami współzarządzania nieruchomością wspólną wynikającymi z ustawy o własności lokali. Kamera w oknie w bloku, kamera na balkonie w bloku – trzeba znać przepisy przed ich montażem. Często właściciele mieszkań zastanawiają się również czy atrapa kamery jest legalna.
Wspólnota mieszkaniowa, składająca się z właścicieli poszczególnych mieszkań, zarządza nieruchomością wspólną, czyli takimi obszarami jak korytarze, windy, klatki schodowe, parkingi i inne części wspólne. Aby zainstalować monitoring na terenie wspólnoty, niezbędne jest przegłosowanie uchwały, którą zazwyczaj podejmuje się na zebraniu wspólnoty. Monitoring w bloku wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, ponieważ kamery rejestrują wizerunki osób, które mogą być identyfikowane. Dlatego wspólnota mieszkaniowa musi spełniać wymogi RODO, aby działanie monitoringu było legalne.
Zgodnie z RODO, wspólnota musi:
- mieć podstawę prawną do przetwarzania danych (podstawą może być np. uchwała wspólnoty oraz uzasadniony interes, jakim jest ochrona mienia i zapewnienie bezpieczeństwa),
- informować mieszkańców o tym, że monitoring jest zainstalowany – wymaga to umieszczenia tabliczek informacyjnych oraz udzielenia informacji na temat celu monitoringu, administratora danych (zazwyczaj zarząd wspólnoty) oraz okresu przechowywania nagrań,
- przestrzegać zasady minimalizacji danych – oznacza to, że kamery powinny obejmować tylko te miejsca, które są niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa, takie jak wejścia, parkingi, windy. Nie powinny natomiast nagrywać przestrzeni, które mogą naruszać prywatność mieszkańców, tj. obszarów bezpośrednio przed drzwiami mieszkań.
Nagrania z kamer monitoringu powinny być przechowywane tylko przez ściśle określony czas, zazwyczaj od kilku do maksymalnie kilkunastu dni, w zależności od specyfiki systemu i potrzeb wspólnoty. Po upływie tego czasu nagrania powinny być automatycznie usuwane, chyba że jest konieczność ich zabezpieczenia w związku z prowadzonym postępowaniem przez policję. Wspólnota musi odpowiednio zabezpieczyć nagrania z monitoringu, aby nie były dostępne dla osób nieuprawnionych. Dostęp do nagrań powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione, takie jak zarząd wspólnoty, zarządca nieruchomości lub firma zewnętrzna zajmująca się obsługą systemu monitoringu.
Monitoring w bloku jest legalny, pod warunkiem, że jest zainstalowany zgodnie z przepisami prawa, w tym ustawą o własności lokali i RODO. Należy pamiętać, że decyzja o jego montażu musi być przegłosowana przez wspólnotę, a monitoring musi być prowadzony w sposób proporcjonalny, zapewniający ochronę prywatności mieszkańców oraz zgodność z zasadami ochrony danych osobowych.
