Posiadanie nieruchomości wiąże się z wieloma obowiązkami. Niektórzy chcą wszelkimi formalnościami zajmować się we własnym zakresie, inni wolą zlecić to zadanie komuś, kto ma w tej dziedzinie większą wiedzę i doświadczenie. Należy jednak pamiętać, że osobie, która ma zarządzać wybranymi nieruchomościami, trzeba wydać odpowiednie upoważnienia – by to działanie przebiegało w sposób legalny i skuteczny.

Pełnomocnictwo dla zarządcy nieruchomościami

Dokumentem, który jest niezbędny do tego, by upoważnić kogoś do zarządzania nieruchomościami, jest pełnomocnictwo. Powinno ono zawierać dokładny opis tego, do jakich czynności właściciel nieruchomości upoważnia zarządcę. Konieczne do tego jest wypisanie konkretnych elementów, takich jak zakres kompetencji i sposób reprezentacji właściciela na zewnątrz. Wśród treści, jakie powinny zostać zawarte w takim pełnomocnictwie, warto zapisać upoważnienie do przejęcia budynku łącznie z całą dokumentacją, a także infrastrukturą, która się z nim wiąże. 

Najczęściej spisywane jest pełnomocnictwo ogólne, które upoważnia zarządcę między innymi do wynajmu nieruchomości. Jeśli jednak w grę miałaby wchodzić sprzedaż budynku, konieczne jest sporządzenie pełnomocnictwa szczególnego, czyli takiego, które uwzględnia czynności przekraczające zwykły zarząd. Tu można wyróżnić również dwa rodzaje dokumentów – pełnomocnictwo rodzajowe i szczegółowe. Pierwsze z nich upoważnia zarządcę do dokonywania konkretnych czynności prawnych, jednego, wskazanego rodzaju. Drugie zezwala na takie działania jednorazowo. W skrócie można wytłumaczyć to w ten sposób – jeżeli ktoś chce upoważnić pełnomocnika, w tym przypadku zarządcę, do reprezentowania właściciela w przypadku sprzedaży każdej nieruchomości, wtedy zastosowanie znajdzie pełnomocnictwo rodzajowe. Jeśli jednak kwestia dotyczy sprzedaży konkretnego budynku, tylko ten jeden raz, strony mogą zdecydować się na pełnomocnictwo szczegółowe.

Zakres kompetencji zarządcy nieruchomości

Warto w sporządzanym dokumencie dokładnie spisać czynności, jakich powinien podjąć się zarządca podczas reprezentowania właściciela budynku. Częstym rozwiązaniem jest sporządzanie takiego dokumentu w formie aktu notarialnego. Wśród kompetencji zarządcy można wymienić reprezentowanie właściciela w kontaktach z różnego rodzaju urzędami, firmami czy instytucjami państwowymi. Dobrym rozwiązaniem jest wskazanie, z jakimi podmiotami zarządca może się kontaktować i z jakimi może na przykład podpisywać umowy. Nie bez znaczenia jest również fakt wykazania, czy i w jakim zakresie zarządca może podejmować i realizować współpracę z dostawcami mediów do nieruchomości, podwykonawców czy firmami, które zajmują się pracami remontowo-budowlanymi. 

Zarządca może również reprezentować właściciela nieruchomości w kwestii podpisywania umów najmu z lokatorami. Jeżeli w zakresie zarządcy będzie także dysponowanie środkami właściciela budynku, warto w pełnomocnictwie zawrzeć dokładne wskazanie, na jakich rachunkach bankowych mają się odbywać wszelkie operacje, można również podać limity, do jakich maksymalnie transakcje mogą być podejmowane. 

Wiele z wymienionych powyżej elementów określa się przy standardowych pełnomocnictwach udzielanych zarządcy danej nieruchomości. Jeśli jednak taka jest wola właściciela, może on stwierdzić, że część z decyzji ma być podejmowana wspólnie, w uzgodnieniu z nim. I taki zapis również może zostać zawarty w dokumencie pełnomocnictwa.

Kiedy wygasa pełnomocnictwo zarządcy?

Właściciel, który udzielił komuś pełnomocnictwa do zarządzania swoimi nieruchomościami, może w każdej chwili je odwołać. Co więcej, taka decyzja nie musi być poświadczona aktem notarialnym – nawet jeśli właśnie w takiej formie pełnomocnictwo zostało przyznane. Pełnomocnictwo przestaje obowiązywać także w przypadku śmierci jednej ze stron. Jeżeli dokument ten przestaje obowiązywać w stosunku do porozumienia z dotychczasowym zarządcą, właściciel, po wygaśnięciu pełnomocnictwa, może wskazać kolejną osobę, z którą nawiąże tego typu współpracę.