W praktyce funkcjonowania rynku nieruchomości pojęcia takie jak administrator a zarządca wspólnoty mieszkaniowej bardzo często są używane zamiennie. Tymczasem z punktu widzenia prawa oraz codziennego funkcjonowania, jakie prowadzi wspólnota mieszkaniowa, są to dwie różne role. Ich rozróżnienie ma ogromne znaczenie dla właścicieli lokali, którzy chcą świadomie podejmować decyzje dotyczące swojej nieruchomości i wiedzieć, kto ponosi odpowiedzialność za określone czynności. W artykule wyjaśniamy, czym różni się zarządca wspólnoty mieszkaniowej od osoby pełniącej funkcję administrator wspólnoty mieszkaniowej, jakie są obowiązki zarządcy, jakie zadania administratora, a także za co odpowiada zarząd wspólnoty mieszkaniowej.
Czy administrator i zarządca to to samo?
Mogłoby się wydawać, że zarządca i administrator to ten sam podmiot, który zajmuje się obsługą nieruchomości. W praktyce jednak różnice są istotne – zarówno pod względem zakresu kompetencji, jak i odpowiedzialności za podejmowane działania. W polskim porządku prawnym kluczowe znaczenie ma sposób zarządu, jaki przyjęła dana wspólnota mieszkaniowa. Możliwe są dwa podstawowe rozwiązania, tj. zarząd właścicielski oraz zarząd powierzony. W pierwszym przypadku zarząd wspólnoty mieszkaniowej wybierany jest spośród właścicieli lokali i to on odpowiada za kierowanie sprawami wspólnoty mieszkaniowej. W drugim – następuje powierzenie zarządu profesjonalnemu podmiotowi, często określanemu jako zarządca wspólnoty mieszkaniowej, na podstawie aktu notarialnego.
W modelu właścicielskim zarząd wspólnoty mieszkaniowej a zarządca to dwa różne byty. Zarząd jest organem, który reprezentuje wspólnotę, zajmuje się podjęciem uchwał, odpowiada za podejmowane decyzje i często podpisuje umowy w imieniu wspólnoty. Natomiast administrator wspólnoty mieszkaniowej może być zatrudniony do realizowania bieżących czynności technicznych i organizacyjnych, takich jak sprzątanie, obsługa dokumentów, kontakt z usługodawcami czy firmami zewnętrznymi.
Różnice widoczne są również w zakresie odpowiedzialności. Zarządca wspólnoty mieszkaniowej – szczególnie gdy bierzemy pod uwagę zarząd powierzony – zajmuje się zarządzaniem nieruchomością i ponosi odpowiedzialność za całokształt działań na rzecz wspólnoty. Administrator natomiast wykonuje określone zadania w ramach umowy i odpowiada za prawidłowe administrowanie, ale nie podejmuje strategicznych decyzji dotyczących inwestycji, kierunku rozwoju czy finansów bez zgody zarządu wspólnoty.
Czym się różni administrowanie od zarządzania?
Rozróżnienie pojęć administrowanie i zarządzanie ma kluczowe znaczenie dla zrozumienia, kim jest administrator a zarządca wspólnoty mieszkaniowej .
Administrowanie to przede wszystkim wykonywanie czynności technicznych i organizacyjnych. Obejmuje ono obsługę bieżących spraw, prowadzenie dokumentacji, organizowanie przeglądów technicznych, dbanie o stan techniczny budynku, zapewnienie usług takich jak sprzątanie czy utrzymanie takich miejsc jak części wspólne w należytym porządku. W zakres zadań administratora wchodzi także kontakt z administracją publiczną, reagowanie na zgłoszenia , jakie sygnalizują mieszkańcy oraz współpraca z usługodawcami.
Natomiast zarządzanie nieruchomością to pojęcie szersze. Obejmuje ono strategiczne kierowanie sprawami wspólnoty mieszkaniowej, podejmowanie decyzji dotyczących budżetu. Przy zarządzaniu planuje się prace remontowe, odpowiada się za rozliczenia finansowe oraz reprezentowanie wspólnoty w relacjach zewnętrznych. W tym kontekście istotne są obowiązki zarządcy, które obejmują także kontrolę nad realizacją umów, analizę kosztów i optymalne rozwiązania dla wielu pojawiających się bieżących problemów.
W budynkach wielorodzinnych różnica ta jest szczególnie widoczna. Administrator skupia się na tym, by codzienne funkcjonowanie było sprawne, kluczowe jest również zapewnienie bezpieczeństwa użytkowników. Zarządca natomiast odpowiada za całość zarządu nieruchomością, w tym także za kwestie długofalowe, jak modernizacje czy planowanie inwestycji. Warto podkreślić, że w modelu właścicielskim to zarząd wspólnoty obowiązki realizuje osobiście lub zleca je podmiotom zewnętrznym. Odpowiada za kwestie finansowe, organizowanie głosowań, przygotowanie projektów uchwał oraz reprezentowanie wspólnoty w sądzie i w kontaktach z różnymi instytucjami. Administrator wykonuje natomiast polecenia zarządu wspólnoty mieszkaniowej i działa w granicach zawartej umowy.
Czy zarząd wspólnoty może sam wybrać administratora?
W praktyce wielu właścicieli zastanawia się, czy zarząd wspólnoty mieszkaniowej ma prawo samodzielnie wybrać taką osobę jak administrator wspólnoty mieszkaniowej. Odpowiedź zależy od przyjętego modelu zarządzania oraz zapisów w umowie wspólnoty i uchwałach. Jeżeli obowiązuje zarząd właścicielski, to zarząd wybrany spośród właścicieli ma prawo podejmować decyzje w zakresie zawierania umów na obsługę administracyjną. W takiej sytuacji możliwe jest zawarcie umowy z firmą lub nawet zlecenie pracy osobie fizycznej, która będzie odpowiedzialna za wykonywanie określonych zadań administracyjnych. Tego typu powierzenie nie wymaga formy aktu notarialnego, ponieważ nie jest to powierzenie zarządu, a jedynie zlecenie obsługi.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy funkcjonuje zarząd powierzony. Wtedy wybór zarządcy nieruchomości następuje najczęściej na etapie ustanawiania wspólnoty lub poprzez zmianę umowy w formie aktu notarialnego. W takim przypadku to właśnie zarządca wspólnoty mieszkaniowej przejmuje kompetencje w zakresie zarządzania nieruchomością, a rola ewentualnego administratora jest ograniczona do czynności pomocniczych. W praktyce decyzja o wyborze administratora powinna być transparentna i poprzedzona analizą ofert.
Właścicieli lokali interesują przede wszystkim koszty, zakres usługi, doświadczenie oraz sposób prowadzenia dokumentów i rozliczenia finansowe. Dobrą praktyką jest więc przedstawienie kilku propozycji oraz podjęcie decyzji w drodze uchwały, szczególnie gdy umowa wiąże wspólnotę na dłuższy czas.
Kim jest administrator wspólnoty mieszkaniowej?
Odpowiadając na pytanie kto to jest administrator, należy wskazać, że jest to podmiot odpowiedzialny za bieżącą administrację wspólnoty mieszkaniowej. Może nim być firma specjalizująca się w obsłudze nieruchomości albo osoba posiadająca odpowiednie doświadczenie w zakresie technicznej i organizacyjnej obsługi budynków.
Administrator wspólnoty mieszkaniowej koncentruje się na codziennych działaniach. Do jego obowiązki należą między innymi:
- organizowanie przeglądów technicznych i nadzór nad ich realizacją,
- dbanie o stan techniczny budynku i części wspólne,
- koordynowanie prac remontowych,
- kontakt z firmami zewnętrznymi i usługodawcami,
- przygotowywanie danych oraz rozliczenia finansowe,
- reagowanie na zgłoszenia od poszczególnych właścicieli lokali,
- działania na rzecz utrzymania dróg osiedlowych i infrastruktury towarzyszącej.
Warto wiedzieć, że administrator nie podejmuje samodzielnie strategicznych decyzji dotyczących nieruchomości, o ile nie wynika to wprost z umowy. Nie zastępuje też organu, jakim jest zarząd wspólnoty mieszkaniowej, który reprezentuje wspólnotę, podpisuje umowy i całościowo zajmuje się sprawami wspólnoty mieszkaniowej. W praktyce dobry administrator stanowi ogromne wsparcie dla zarządu wspólnoty. Dzięki niemu możliwe jest sprawne organizowanie prac, zachowanie porządku w dokumentacji, terminowe regulowanie zobowiązań oraz zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa w mieszkaniach i na terenie całej nieruchomości.
Różnica między pojęciami administrator a zarządca wspólnoty mieszkaniowej nie jest wyłącznie teoretyczna, a ma ona realne znaczenie dla funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej. Zarządca wspólnoty mieszkaniowej zajmuje się kompleksowym zarządzaniem i ponosi szeroką odpowiedzialność za zarządzanie nieruchomością, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z pojęciem zarząd powierzony. Administrator natomiast realizuje głównie czynności operacyjne, wspierając zarząd wspólnoty mieszkaniowej w wykonywaniu jego funkcji.
W przypadku właścicieli lokali wskazane jest, by dokładnie przeanalizować zasady współpracy, zakres czynności, obowiązki, treść umowy oraz przyjęty sposób zarządu. Tylko wtedy możliwe jest efektywne kierowanie sprawami wspólnoty mieszkaniowej, racjonalne gospodarowanie środkami oraz zapewnienie komfortu i bezpieczeństwa, które odczują wszyscy mieszkańcy.
